O produto inteiro
Documentos e prova
Tudo o que tem de ficar escrito e tem de aguentar ser posto em causa. Os ficheiros ficam com versões e são analisados contra vírus antes de serem guardados, as assinaturas ficam num registo que não se reescreve, e os relatórios saem assinados com um código que um terceiro confirma sem ter conta.
Duas etiquetas, e o que significam
- Incluído
- Ligado desde o primeiro dia, em todas as empresas, sem upgrade. Dezassete dos trinta e três módulos estão aqui.
- Ativado no arranque
- Existe e está pronto, e fica ativo consigo como parte da configuração. Os restantes dezasseis estão aqui.
Não há nenhum botão no SyncTaskPro que lhe venda um módulo. O que precisa fica ligado consigo quando a empresa é configurada, e o resto acrescenta-se depois, a pedido.
DocumentosIncluído
O arquivo de documentos da empresa: guarda todas as versões, arruma os ficheiros numa árvore de pastas, recolhe documentos de quem não tem conta e envia-os para fora, com revogação.
Cada carregamento cria uma versão numerada, com nota de alteração e o nome de quem a enviou; as pastas descem até quatro níveis e nascem sozinhas para departamentos, trabalhadores, clientes e ordens de trabalho; e os pedidos de documento seguem com prazo e lembretes para um trabalhador, um departamento ou um cliente.
- Antes de chegar ao armazenamento, cada ficheiro passa pelo ClamAV; se o antivírus estiver em baixo, não se guarda nada.
- Quem tem apenas a permissão do seu departamento vê os documentos desse departamento e mais nenhuns, nas nove leituras.
- Os tipos de documento fixam formatos aceites, tamanho máximo, validade, quantas versões ficam guardadas e se é preciso assinatura.
Como se usa
Pede um documento a um cliente, escolhe o tipo, marca um prazo e manda por email. O cliente abre uma ligação que não exige conta nenhuma, o ClamAV analisa os bytes antes de alguma coisa ser escrita, e o pedido passa sozinho de «Pendente» a «Cumprido» na sua lista.
Assinaturas digitaisIncluído
O registo de quem assinou o quê na sua empresa, por que ordem, e a prova de que o conteúdo não mudou desde que foi assinado.
Passos definidos por tipo de registo e por signatário, um PIN pessoal verificado antes de se chegar à chave, uma assinatura RSA sobre um resumo SHA-256 da referência do documento, da data e do signatário, gravada num registo que nunca é reescrito, e um painel que marca cada passo como pendente, parcial ou concluído.
- Sete tipos de registo podem ser assinados: ordem de trabalho, documento, aprovação, escala de trabalho, formulário, comunicado e ficha de produto.
- A sua empresa pode exigir que um administrador verifique cada signatário antes de essa pessoa poder assinar seja o que for.
- Revogar uma chave só impede assinaturas novas: as antigas continuam a ser verificadas com a chave que estava ativa no dia da assinatura.
Como se usa
Na política de assinatura acrescenta uma regra por tipo de registo — ordem de trabalho, passo 1 o técnico, passo 2 o cliente — e cada ordem passa a mostrar esses passos no painel de assinatura; o técnico introduz o PIN, cinco tentativas erradas bloqueiam-no durante vinte minutos, e a assinatura fica num registo que ninguém volta a editar.
RelatóriosIncluído
Seis relatórios que gera para um intervalo de datas, cada um em PDF assinado no momento em que é criado, para que terceiros possam confirmar que é genuíno.
Receita, Vendas, Vendas por artigo, Receita de contratos, Trabalhadores e Feedback, cada um gerado para as datas que escolher, arquivado numa biblioteca que pode filtrar e pesquisar, transferido por uma ligação que expira ao fim de uma hora, e repetido semanal, mensal, trimestral, semestral ou anualmente por um agendamento que corre sozinho.
- Um código desconhecido devolve a mesma página de erro que um relatório sem assinatura; um relatório alterado abre a página, de propósito, marcado como inválido.
- A página de verificação mostra o nome da empresa, o tipo de relatório, a data e uma impressão de doze caracteres, nunca um valor.
- Gerar ou agendar Receita, Vendas ou Receita de contratos exige uma permissão financeira à parte, que nem todos os membros têm.
Como se usa
Escolhe Receita, define as datas e carrega em Gerar; o PDF sai assinado e com um código QR de verificação, por isso o contabilista ou o banco a quem o envia digitaliza-o, chega a uma página pública e vê se o ficheiro é genuíno, quando foi assinado e quem o emitiu, e nenhum valor lá de dentro.
Ver isto com os seus dados
O arranque é feito consigo: ficam ligadas as áreas de que precisa, e os nomes passam a ser os que a sua profissão já usa.
E um assistente de configuração leva-o pelos primeiros passos: verifica os seus dados antes de perguntar, por isso o que já está feito aparece feito e não é perguntado outra vez, e o progresso fica guardado no servidor se fechar o separador.
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