O produto inteiro
Trabalho e agenda
Um trabalho entra, percorre os estados que definiu e fecha numa conclusão que o cliente assina. À volta dele estão a agenda que diz quando acontece, o registo de quem esteve e a quantas horas, e os contratos que geram sozinhos a próxima visita.
Duas etiquetas, e o que significam
- Incluído
- Ligado desde o primeiro dia, em todas as empresas, sem upgrade. Dezassete dos trinta e três módulos estão aqui.
- Ativado no arranque
- Existe e está pronto, e fica ativo consigo como parte da configuração. Os restantes dezasseis estão aqui.
Não há nenhum botão no SyncTaskPro que lhe venda um módulo. O que precisa fica ligado consigo quando a empresa é configurada, e o resto acrescenta-se depois, a pedido.
Ordens de trabalhoIncluído
O registo de um trabalho para um cliente: abre quando o trabalho entra, percorre os estados que a sua empresa definiu e fecha numa conclusão que o cliente pode assinar.
Estados e prioridades definidos por si, com nome, cor e ícone. Modelos desenhados por arrastar campos para secções, cada um com a sua numeração e a sua cadência de reinício. Listas de verificação, atribuição a várias pessoas com um responsável, quadro Kanban, cronómetro e registos de tempo manuais, cálculo de mão de obra a partir do tempo, linhas de artigos com preço vindo do catálogo, descontos e acréscimos, galeria de fotografias, um esboço desenhado no local, PDF, etiqueta QR, duplicar, rejeitar e reabrir.
- O Kanban recusa o arrasto para uma coluna terminal: ninguém fecha um trabalho por engano.
- Cada modelo tem o seu prefixo de numeração e escolhe se reinicia todos os anos, trimestres, meses ou nunca.
- O tempo cronometrado converte-se em mão de obra ao preço do serviço ligado, e recalcular substitui em vez de duplicar.
Como se usa
No modelo da ordem de trabalho ativa «exigir assinatura do cliente» e «partilhar o portal ao criar». A partir daí, cada trabalho aberto com esse modelo envia ao cliente uma ligação privada no momento em que abre, o cliente assina nessa página com o dedo, e o sistema recusa fechar o trabalho enquanto essa assinatura não existir.
Calendário e marcaçõesIncluído
Vários calendários da empresa com eventos, séries recorrentes e prazos e turnos projetados, todos no fuso horário da empresa, mais recursos que alguém de fora reserva por uma ligação pública.
Cada calendário tem cor, ícone e visibilidade própria e lê-se em semana, dia, mês ou agenda; os eventos levam participantes e convites por email; uma série recorrente corre sobre um RRULE normalizado em que uma única ocorrência é movida, apagada ou reposta; e cada calendário emite uma subscrição .ics revogável.
- Prazos de ordens de trabalho, datas de vencimento, turnos publicados da escala e chamadas de CRM agendadas aparecem na mesma grelha, só de leitura.
- Os dias de encerramento importam do calendário de feriados, esperam aprovação e depois sombreiam o dia e zeram os minutos de trabalho esperados.
- Um convidado externo recebe uma página de resposta com ligação WhatsApp, cancelamento de subscrição e um pedido de apagamento do seu email.
Como se usa
Dá ao recurso um endereço de marcação e publica uma janela semanal de segunda a sexta, das 09:00 às 17:00, em intervalos de 30 minutos. Essa ligação pública mostra só o que sobra depois de reservas e bloqueios, e a base de dados fica com o intervalo ao submeter: quem tocar nas mesmas 09:00 lê que acabou de ser ocupado.
Assiduidade, escalas e trocasIncluído
Picagem de entrada e saída com pausas, correções que passam pela aprovação de outra pessoa, escalas por semana ou por mês e trocas de turno entre trabalhadores.
Vê quem está ao serviço neste momento, soma os totais de cada pessoa num intervalo de datas, define os tipos de pausa da casa, cria, altera, cancela e publica turnos, clona uma semana ou um mês para a frente como rascunhos e imprime a escala em PDF para os dias que escolher.
- Nenhum ponto de picagem aceita uma hora escrita à mão: fornecer uma hora é, por definição, um pedido de correção.
- Numa troca de turno, os dois turnos mudam de dono na mesma operação, e quem está envolvido não decide o pedido.
- Antes de clonar uma semana, uma pré-visualização não cria nada e diz que turnos seriam recusados e porquê.
Como se usa
Monta a escala na grelha da semana e carrega em «Publicar»: cada turno aparece no calendário do trabalhador. Quem se esquecer de picar a saída levanta uma correção nesse dia, que não muda nada até outra pessoa a aprovar, porque ninguém aprova a sua própria correção, nem o dono; só então a hora conta nos totais, marcada como corrigida.
Contratos e equipamentosAtivado no arranque
O registo dos contratos de manutenção e garantia de cada cliente, dos equipamentos que cobrem e das visitas periódicas e valores a cobrar em cada período.
Cada contrato recebe um número CT, passa de rascunho a ativo e depois a expirado ou cancelado, guarda o âmbito, as exclusões, os documentos e a lista de equipamentos cobertos. Cada unidade fica registada por número de série, etiqueta, localização e fotografias, com a sua própria data de fim de garantia.
- Trinta dias antes do fim, quem tem acesso aos contratos recebe o aviso; na data, o contrato passa sozinho a expirado.
- Os números de série dos produtos vendidos esperam numa fila; ao confirmar, nasce um equipamento com data de compra e fim de garantia calculado.
- Um período de cobrança não gera fatura: gera uma linha a receber que fecha quando regista o número do documento emitido no seu programa.
Como se usa
Ativa o contrato de manutenção do cliente, define a periodicidade das visitas e indica o modelo de ordem de trabalho. Todas as noites, cada visita vencida abre uma ordem de trabalho em rascunho, e da próxima vez que alguém escolher esse cliente numa ordem nova o formulário mostra o número do contrato e marca o trabalho como não faturável.
Ver isto com os seus dados
O arranque é feito consigo: ficam ligadas as áreas de que precisa, e os nomes passam a ser os que a sua profissão já usa.
E um assistente de configuração leva-o pelos primeiros passos: verifica os seus dados antes de perguntar, por isso o que já está feito aparece feito e não é perguntado outra vez, e o progresso fica guardado no servidor se fechar o separador.
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